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淺談商務會議策劃的流程以及注意細節
作者:鄭州演出公司      發布時間:2020/1/14 17:27:46

一般大型的會議、會展,都會考慮請妝業的策劃公司,因為會議、會展等策劃是一項非常復雜的事情,當活動策劃公司在接到任務后,首先就是進行會議策劃,今天小編帶大家了解進行會展策劃的具體流程以及策劃注意細節。

商務會議策20200114172859.jpg

一、商務會議策劃的流程


1、 聯系


客戶有意向在會后與我們聯系,我們會要求對方提供盡可能詳細的一些計劃,以便于策劃和策劃方案。


2、 商務會議策劃


根據客戶會議的基本要求,策劃會議的基本方案:地點選擇、酒店選擇、日程安排、會議項目、餐飲安排、接送機安排等。每個細節都必須考慮到顧客的容忍和滿意。


3、 方案提供


與客戶溝通基本策劃思路,并形成方案,使客戶在其所在單位進行記錄和審批;


4、 前期考察


在前期進行一些基本溝通后,客戶通常會選擇進行規劃方案的現場調查,并提供所有的協助;


5、 合約


檢查滿意后,簽訂合同,所有接待內容均寫入,詳細內容非常重要;雖然前面略顯笨重,但很多相關問題都得到了很好的解決。


6、 預付款


簽訂合同需要一定數額的預付款,這樣整個會議過程就會順利進行,因為酒店預訂需要預付款,汽車預訂也需要預付款;如果沒有預付款,我們的訂單隨時可能被取消;這是一個不可彌補的麻煩,特別是當會議次數為大的。


7、 預訂


這是我們必須認真做的事情之一,合同是與接待單位有關的預訂,預付款必須到位。


8、 接待


接待是整個會議的核心部分,包括接線機、會議安排、會議室安排、汽車安排、活動組織等。它應該嚴格按照合同來運作,當然,一些突發事件或者標準的增減也可以隨時調整。


9、業務會議匯總和結算


在業務會議結束時,雙方認真總結會議情況,并核對各類文件,并嚴格按合同履行會計。


二、商務會議策劃注意細節


1、在會議開始之前,全局性的總體策劃還得由主辦方來做,做出會議進程“時間進度表”。


2、如果會議形式比較鄭重,除了電話聯系外,需要以書面文件或者通知單、邀請函的形式與各單位聯系,并取得明確答復。


3、會議開始時參與報到工作,作好協調工作,分發資料,同時可以認識新朋友,加深與老朋友的關系。如果與會代表是要交會務費的,主辦方還得負責收取會務費。


4、取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表,針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協議、合同,以法律手段保護自己的合法權益。


5、主辦方必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內容,如果會議內容并不涉及內部機密,也可將情況告知會議承辦方,請他們協助制定。


6、在會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時,根據“時間進度表”進行及時的詢問,落實計劃的進度。


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