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會議策劃的因素及細節
作者:鄭州演出公司      發布時間:2019/11/19 15:42:34

好的會議不僅僅只有PPT的堆砌,要依據會議的內容和目的借助科學方法和藝術,為決策、計劃而構思、會議策劃設計、制作策劃方案以達到最終的會議效果, 好的會議策劃要實施性高,有突破有創意,下面給大家總結了一些關于會議策劃的相關內容!

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一、會議策劃三要素

1、會議目標

開會的目的都是為了達到一個目標,會議的目標決定了會議策劃的很多環節,只有確定會議的目標,才可以確定哪些人參加會議,以及會議的地點、議程和和預算等,只有明確會議目標,和為實現目標所安排的會議內容后,才可以確定會議的其它要素。

會議目標相關的因素很多,或許受一些與會議有關的客觀因素的限制,會議目標不能全部達到,這就需要對計劃做一些調整。

2、與會者

一旦明確了會議目標,就可以確定哪些人需要參加會議,除了與會議目標、會議內容直接相關的與會者以外,另兩類人是經常需要考慮的;

一是需要邀請不同類型的貴賓,比如政府官員、行業主管、或者是專家學者等,這些人員的參加可以提升會議的層次;

二是允許(或邀請)與會者攜帶家屬,如果是參加人數較少的中、高層會議,可以考慮邀請家屬參加,以增進中、高層員工之間的感情。

3、會議方案

會議策劃的結果,是一套完善的會議方案,包括會議概要(會議主題、會議時間、會議地點、與會人員等)、會議日程及相關實務、會議預算三個部分。

二、會議策劃的細節

1、 在會議開始之前,全局性的總體策劃還得由您來做,做出會議進程“時間進度表”。

2、 一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議,并確認各單位與會代表人數。

3、 如果會議形式比較鄭重,除電話聯系外,需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯系,并取得明確答復(如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作,您還得與印刷廠商協商處理)。

4、 取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表,針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協議、合同,以法律手段保護自己的合法權益。

5、 您必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內容,如果會議內容并不涉及內部機密,也可將情況告之會議承辦方,請他們協助制定。

6、 在有了會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時,根據“時間進度表”進行及時的詢問,落實計劃的進度。

7、 會議開始時參與報到工作,作好協調工作,分發資料,同時可以認識新朋友,加深與老朋友的關系,如果與會代表是要交會務費的,您還得負責收取會務費。

8、 報到結束后,及時通知會議承辦方最準確的人數、房間數,多出或少出的房間及時與酒店協商解決,避免酒店和您不必要的麻煩。

9、 正式會議開始之前,檢查會場的布置工作(燈光、音響、場形、綠化和特殊設備),確保萬無一失。

10、 與會議承辦方協商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。

11、 作好會議期間的協調工作。

12、 制定與公司和此會議的總目標相一致財務預算,定金一般是先預交總費用的50%,其余費用會議結束時一并解清。

13、 會議結束后,根據實際情況做出此次會議的總結報告,備檔。

以上是小編整理的關于會議策劃要素及細節的相關內容,希望對大家能有所幫助,有興趣的朋友可以收藏關注!


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